Kĩ năng lập kế hoạch theo công thức 5W2H

5W2H là công thức lập kế hoạch công việc dựa trên các cụm từ tiếng Anh được viết tắt, cụ thể:

• Why (Tại sao cần làm?)
• Who (Ai là người làm?)
• When (Khi nào làm?)
• What (Làm việc gì?)
• Where (Làm ở đâu?)

2H là:

• How (Cách thức làm công việc đó như thế nào?)
• How much (Cần bao nhiêu chi phí và nguồn lực để thực hiện công việc đó?)

Đây là những thành phần hỗ trợ lập kế hoạch, biểu đồ tiến độ công việc  hiệu quả cho một công việc cụ thể nào đó. Việc lập kế hoạch 5W2H giúp doanh nghiệp cũng như cá nhân định hướng được mục tiêu công việc của mình.

2. Ý nghĩa của nguyên tắc 5W2H trong quản lý công việc

Nguyên tắc 5W2H đem lại 7 lợi ích hiệu quả khi quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc, cụ thể:

2.1 Xác định mục tiêu công việc

Câu hỏi “Why?” được dùng để trả lời cho lý do thực hiện công việc. Một số câu hỏi dùng để trả lời cho chữ W này là:

• Làm công việc này với mục đích là gì?
• Công việc này sẽ hỗ trợ cho KPI của cả nhóm hay của cá nhân?
• Nếu tôi không làm việc này thì sẽ có hậu quả gì?

2.2 Xác định công việc cần làm​

Giai đoạn này giúp doanh nghiệp trả lời cho câu hỏi “What” trong công thức lập kế hoạch 5W2H. Điều chúng ta cần làm ở đây đó là xác định nhiệm vụ cần làm để thực hiện các mục tiêu công việc. Một số câu hỏi đặt thêm sẽ là:

• Nội dung cụ thể của công việc này là gì?
• Các bước thực hiện công việc này gồm những bước nào?

2.3 Người tiến hành công việc là ai?

Phần này trả lời cho câu hỏi “Who”. Bởi trong một phòng ban hay đội nhóm, mỗi người đều thực hiện một nhiệm vụ khác nhau. Chính vì vậy, chúng ta cần xác định người nhiệm vụ của từng người để đáp ứng mục tiêu công việc đã đề ra.

Việc xác định “Who” sẽ bao gồm nhiều khía cạnh chứ không chỉ đơn thuần là “Ai làm việc này?”, cụ thể hơn:

• Ai kiểm tra công việc này?
• Ai chịu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra?
• Ai là người hỗ trợ?
• Quy trình phối hợp giữa các phòng ban sẽ như thế nào?

Who thể hiện cho người thực hiện công việc

2.4 Thời hạn để hoàn thành công việc

Thời hạn để hoàn thành công việc là câu trả lời cho câu hỏi “When”. Đây là mục chúng ta cần lưu ý xem xét về mục tiêu công việc và nguồn lực đang có để đưa ra thời gian phù hợp.

Nếu thời gian quá dài khiến người thực hiện công việc bị xao nhãng. Ngược lại, thời gian quá ngắn ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như hiệu suất đạt mục tiêu. Bạn có thể đọc thêm bài viết về Ma trận quản lý thời gian để có thêm mẹo hay sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.

2.5 Xác định địa điểm làm việc

Giai đoạn xác định địa điểm làm việc là một trong yếu tố của 5W và trả lời câu hỏi “Where”. Tại đây, chúng ta cần xác địa địa điểm làm việc cụ thể, có thể ở văn phòng, công trường hay nhà máy. Việc xác định nơi làm việc cũng góp phần hoàn thành quá trình lập kế hoạch 5W2H chính xác.

“Where” xác định địa điểm làm việc

2.6 Thực hiện công việc như thế nào?

Mục đích câu hỏi “How” là để làm sáng tỏ cách thức làm việc, ví dụ như công ty, đội nhóm tự thực hiện hay thuê đội ngũ bên ngoài, thực hiện công việc bằng tay hay có các công cụ khác hỗ trợ.

Tất cả các phương thức làm việc đều ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành mục tiêu, cụ thể là thời hạn và người thực hiện, thậm chí là ảnh hưởng đến câu hỏi H thứ 2 - “How much?”

Các câu hỏi để thiết lập tốt phần “How?” là:

• Bảng hướng dẫn thực hiện công việc là gì?
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc là gì?

2.7 Cần bao nhiêu chi phí để hoàn thành công việc?

Câu trả lời cho “How much?” chính là việc hoạch định chi phí cũng như nguồn lực để thực hiện công việc. Chi phí là một trong những thành phần ảnh hưởng đến tiến độ cũng như cách thức triển khai công việc. Quá trình lập kế hoạch 5W2H cũng cần dựa vào yếu tố chi phí để xác định vai trò và nhiệm vụ của từng đối tượng.

Nếu như doanh nghiệp đi thuê nhân lực của đội nhóm khác để hoàn thành nhiệm vụ thì cần có chi phí. Ngược lại, nếu như doanh nghiệp tự làm thì sẽ cần có sự hỗ trợ của các nguồn lực, phòng ban. Qua đó doanh nghiệp sẽ phân chia công việc cụ thể của từng người hợp lý và có mức chi phí phù hợp.

Chi phí là yếu tố quan trọng trong 5W2H

3. Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp

Có thể nói, mô hình lập kế hoạch 5W2H là một trong những phương pháp đơn giản nhất và có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Mô hình này hỗ trợ doanh nghiệp:

• Xác định mục tiêu công việc cá nhân, công việc chung cho dự án và công ty một cách rõ ràng.
• Xác định phương pháp làm việc, phương pháp kiểm tra đúng đắn
• Xác định được nguồn lực thực hiện công việc
• Đưa ra chiến lược, kế hoạch để thực hiện công việc hiệu suất cao, có chất lượng tốt.
• Giúp doanh nghiệp, tổ chức tối ưu hóa thời gian để hoàn thành công việc.
• Tối thiểu hóa chi phí cũng như tài chính để phục vụ công việc.

Với những thông tin trên mà diencophuchung đã chia sẻ về khái niệm nguyên tắc 5W2H là gì và vai trò của mô hình 5W2H. Hy vọng với những nội dung trên sẽ giúp độc giả khám phá và áp dụng được 5W2H thật hữu ích cho công việc.